Đo lường bằng KPIs để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu quả công việc

Đây là khẳng định của PGS.TS Nguyễn Trúc Lê - Hiệu trưởng Trường ĐH Kinh tế - ĐHGHN, chuyên gia hàng đầu về xây dựng bộ đánh giá KPIs trong khóa học ngắn hạn “Kỹ năng xây dựng kế hoạch và chương trình công tác theo phương pháp hiện đại KPIs” tại lớp bồi dưỡng kỹ năng lãnh đạo quản lý do Quận ủy Hoàn Kiếm tổ chức ngày 22/10/2019.


PGS.TS. Nguyễn Trúc Lê có nền tảng kiến thức tích lũy tại Anh và Ba Lan, nhiều năm làm công tác quản lý lãnh đạo một số tổ chức tài chính và quản lý giáo dục đại học, ông đã xây dựng bộ đánh giá KPIs từ chính kiến thức và thực tế trải nghiệm. Đồng thời, kỹ năng xây dựng bộ đánh giá KPIs của PGS.TS Nguyễn Trúc Lê liên tục được bổ sung, góp ý và hoàn thiện khi đi trao đổi tại các khóa học ngắn hạn do Thành ủy Hà Nội, Vietnam Airlines, các trường đại học trên địa bàn Hà Nội đề xuất...

Đáp ứng nhu cầu chi tiết hóa một số nội dung về chủ đề này, PGS.TS. Nguyễn Trúc Lê đã có bài giảng riêng dành cho cán bộ lãnh đạo các Ban Đảng quận ủy; Chủ tịch, Phó chủ tịch Ủy ban MTTQ quận; Trưởng, phó các tổ chức chính trị - xã hội quận; lãnh đạo các phòng, ban, ngành quận; Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND, UBND phường; Hiệu trưởng các trường thuộc quận Hoàn Kiếm.


PGS.TS Nguyễn Trúc Lê - Hiệu trưởng Trường ĐH Kinh tế - ĐHGHN, chuyên gia hàng đầu về xây dựng bộ đánh giá KPIs

Bài giảng của PGS.TS. Nguyễn Trúc Lê xoay quanh các nội dung chính: Cách tiếp cận trong xây dựng kế hoạch và chương trình công tác; Công cụ tư duy hiện đại và các phương pháp triển khai xây dựng kế hoạch; Giám sát và đánh giá kế hoạch theo bộ chỉ số KPIs cấp đơn vị, cấp cá nhân;  Đề xuất cách làm ứng dụng thực tiễn vào đơn vị trong bối cảnh hiện nay. 

Để minh họa cho việc tiếp cận trong xây dựng kế hoạch tổng thể, PGS.TS. Nguyễn Trúc Lê đã lấy ví dụ Bản đồ chiến lược của Cơ quan phát triển kinh tế, Bộ Thương mại Hoa Kỳ; Bản đồ chiến lược của Cảnh sát kỵ binh Hoàng gia Canada; Bản đồ chiến lược của Hệ thống trường học quận Fulton; Bản đồ chiến lược nhà hát Opera Boston Lyric. Từ các tổ chức kinh tế, quân sự đến giáo dục đều sử dụng bộ đánh giá KPIs

 
PGS.TS. Nguyễn Trúc Lê truyền lửa và chia sẻ kinh nghiệm cho các học viên tham gia khóa học
 

Theo PGS.TS. Nguyễn Trúc Lê, một bản kế hoạch lập ra phải có điểm đầu, điểm cuối và điểm chốt. Tại các điểm người lãnh đạo phải phân bổ nguồn lực phù hợp từ nhân lực, tài lực đến vật lực và quan trọng phải có sản phẩm cụ thể được báo cáo bằng mẫu biểu đồ, chỉ số, tuyệt đối không tiếp nhận báo cáo dài dòng, chung chung, không có người chịu trách nhiệm cụ thể. Công cụ tư duy hiện đại phải xác định được điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị, xác định được cơ hội và thách thức trong điều kiện vĩ mô, vi mô. Từ đó, phân tích môi trường vĩ mô, vi mô bằng công cụ SWOT chéo để xác định nguồn lực nội bộ và yếu tố bên ngoài tác động.

Khi xây dựng kế hoạch, người lãnh đạo phải xây dựng được mục tiêu cụ thể và phải có tính kết nối, xác định rõ khởi đầu và điểm kết thúc cho từng mục tiêu. Mỗi mục tiêu kế hoạch phải làm rõ 5W-1H-2C, trong đó 5W là What, Why, Who, When, Where, 1H là How và 2C là Control và Check.

Một kế hoạch tốt trước tiên phải đề ra được những mục tiêu hoạt động cụ thể được thể hiện qua chữ SMART (Specific: kết quả cuối cùng rõ ràng; Measurable: có thể lượng hóa kết quả; Achievable: kết quả hoạt động hoàn toàn thực hiện được; Realistic: trong khuôn khổ chuẩn mực của công việc; Timebound: có thời hạn cụ thể).

Bên cạnh đó, PGS.TS. Nguyễn Trúc Lê còn chia sẻ nguyên tắc Pareto 20 - 80 cho học viên, ông chỉ ra rằng trong bất cứ đơn vị nào cũng cần phải xác định được 20% nhân lực, tài lực, vật lực chủ chốt, đây là yếu tố thành công trọng yếu để chỉ đạo, triển khai 80% hiệu quả kế hoạch. Bản thân người đứng đầu đơn vị là người phải nắm rõ nhất được 20% cán bộ trọng yếu của mình, ngoài ra phải liên tục bồi dưỡng, bổ sung nhân lực trẻ, năng động sẵn sàng thay thế thế hệ gạo cội khi đến tuổi nghỉ hưu hoặc luân chuyển công tác.

Kết thúc khóa học, lãnh đạo quận ủy Hoàn Kiếm đã gửi lời cảm ơn tới PGS.TS. Nguyễn Trúc Lê đã dày công chi tiết hóa bài giảng, lấy các ví dụ hấp dẫn để cán bộ quận ủy hiểu về KPIs và từ đó sẽ hình thành kỹ năng tư duy hiện đại áp dụng vào trong hoạt động quản lý công. Hầu hết các học viên đều cho rằng, việc áp dụng KPIs vào trong hành chính công là một bước đột phá mang tính hệ thống, phá vỡ lối tư duy mệnh lệnh hành chính như trước, tạo ra ngôn ngữ chung giữa các cấp quản lý, tiết kiệm thời gian, giấy tờ và quan trọng nhất là đánh giá đúng năng lực của cán bộ, công chức, tạo điều kiện thuận lợi cho họ phát triển năng lực bản thân.

Hy vọng rằng, qua khóa học trên, cán bộ quản lý của quận ủy Hoàn Kiếm sẽ áp dụng một cách đầy sáng tạo bộ đánh giá KPIs vào trong hoạt động hành chính công, giúp cho bộ máy vận hành hiệu quả, phục vụ nhân dân được tốt hơn trong bối cảnh hệ thống hành chính cả nước đang hướng tới tinh gọn, hiệu quả, hiệu lực và đồng bộ.

Trường Đại học Kinh tế - ĐHQGHN liên tục tổ chức các khóa bồi dưỡng ngắn hạn về Kỹ năng xây dựng chương trình, kế hoạch theo phương pháp hiện đại KPIs
Các đơn vị có nhu cầu học khóa học, vui lòng liên hệ:
Phòng Nghiên cứu Khoa học và Hợp tác phát triển, Trường ĐHKT - ĐHQGHN
Phòng 501, Nhà E4, số 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội
Phó trưởng phòng: ThS. Nguyễn Đức Lâm
ĐT: (84-24) 3754.7506 + 706; Email: lamnd@vnu.edu.vn

Văn Công - Phạm Diệp

Tag:


Video
QC trái 1
Tuyển sinh các chương trình liên kết
Học tập và làm theo tấm gương HCM
Giới thiệu sách
Sinh viên viết
Thăm dò ý kiến
Bạn cần loại thông tin nào trên web này?

Đối tác
DH Troy ĐH Uppsala Đại học Ngoại ngữ - ĐHQGHN Hiệp hội Doanh nghiệp Đầu tư Nước ngoài Công ty CP XNK Bình Tây (BITEX) Công ty CP Đầu tư IMG Ngân hàng TMCP Quân Đội (MB) Ngân hàng TMCP Đầu tư và PTVN (BIDV) Tổng công ty TM Hà Nội (Hapro) Viện kế toán Công chứng Anh và xứ Wales
ĐH Benedictin
Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank)
Tổng công ty Hàng không Việt Nam
Ngân hàng TMCP Đại chúng Việt Nam
Tập đoàn Tân Á Đại Thành